Hinweisgebersystem

Über das Hinweisgebersystem sollen (potenzielle) Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und interne Verhaltensrichtlinien gemeldet werden. Beispielhafte Sachverhalte sind Diebstahl, Betrug, Korruption, die Missachtung von Menschenrechten und Sozialstandards sowie Verletzungen von Arbeitssicherheits-, Umwelt-, Gesundheits- oder Tierschutzgesetzen.

Persönliche Anliegen, wie Unzufriedenheit mit Vorgesetzten oder Kollegen, sind nicht über das Hinweisgebersystem zu melden. Auch darf dieses nicht für falsche Anschuldigungen und die vorsätzliche oder grob fahrlässige Abgabe falscher Informationen missbraucht werden.

Hinweise können in Textform über das Kontaktformular für Hinweisgebende auf dieser Seite abgegeben werden. Die Angabe von personenbezogenen Daten wie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse sind optional und müssen, falls dies vom Hinweisgebenden so gewünscht ist, nicht ausgefüllt werden. Es ist jedoch zu beachten, dass die interne Meldestelle den Erhalt der Nachricht nicht bestätigen und auch keine gezielten Rückfragen zur Sachverhaltsaufklärung stellen kann, wenn keine Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer) angegeben werden.

Neben dem Kontaktformular ist die interne Meldestelle auch direkt per E-Mail unter der ausschließlich zu diesem Zweck eingerichteten Adresse hinweisgeber@borgmeier.com erreichbar.

Darüber hinaus steht Hinweisgebenden offen, sich über den Postweg an die interne Meldestelle zu wenden. Die Adresszeilen sollten dabei in jedem Fall die Kennzeichnung „MELDESTELLE – STRENG VERTRAULICH“ enthalten, um den Brief korrekt zuordnen zu können. Die vollständige Adresse für die Meldung per Postweg lautet:

Heinrich Borgmeier GmbH & Co. KG

MELDESTELLE – STRENG VERTRAULICH

Schöninger Straße 33

33129 Delbrück

Weiterhin besteht die Möglichkeit eines persönlichen Austauschs mit der internen Meldestelle und, falls dies erforderlich und gewünscht ist, einem Mitglied der Geschäftsleitung. Eine entsprechende Anfrage für ein persönliches Gespräch in vertraulicher Umgebung kann über das Kontaktformular auf dieser Seite, per E-Mail (hinweisgeber@borgmeier.com) oder auf dem Postweg an die oben genannte Adresse gestellt werden.

Hinweise werden innerhalb des Unternehmens von vertrauenswürdigen und zur Vertraulichkeit verpflichteten Mitarbeitenden bearbeitet, die unabhängig und frei von Interessenskonflikten agieren. Mit Blick auf die Angelegenheiten des Hinweisgebersystems sind die Mitarbeitenden an keine fachlichen Weisungen gebunden, die zu einer Beeinflussung der Sachverhaltsaufklärung führen würden. Falls notwendig erfolgt die Untersuchung der Sachverhalte in Abstimmung mit der Geschäftsleitung und einem dem Unternehmen vertrauten und qua Berufsstand zur Geheimhaltung verpflichteten Rechtsanwalt.

Die Identität der Hinweisgebenden und Betroffenen wird durch technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugtem Zugriff geschützt. Die mit der Bearbeitung der Hinweise betrauten Mitarbeitenden behandeln übermittelte Informationen streng vertraulich gegenüber anderen Personen. Dies gilt insbesondere im Fall von personenbezogenen Daten. Bei anonymen Meldungen wird die Meldestelle nicht versuchen, Hinweisgebende zu identifizieren, die das Hinweisgebersystem nicht missbrauchen. Benachteiligungen, Einschüchterungen oder sonstige Repressalien gegen Hinweisgebende werden nicht toleriert.

Wenn dies im Zuge von Ermittlungsverfahren, gerichtlichen/behördlichen Anordnungen oder gesetzlichen Verpflichtungen geboten ist, können staatliche Stellen die Herausgabe von Informationen und Dokumenten aus Hinweisgeberverfahren verlangen. An die Anweisungen der zuständigen staatlichen Stellen sind wir als Unternehmen gebunden.

In der Regel läuft das Hinweisgeberverfahren in folgenden Schritten ab:

Eingangsbestätigung: Hinweisgebende erhalten innerhalb von sieben Tagen eine schriftliche Bestätigung über den Eingang der Meldung.

Erstbewertung durch die interne Meldestelle: Daraufhin wird der Sachverhalt von der internen Meldestelle hinsichtlich Plausibilität, Stichhaltigkeit und rechtlicher Relevanz bewertet. Falls erforderlich und möglich, werden zusätzliche Informationen beim Hinweisgebenden angefragt und Rückfragen zur Sicherung eines korrekten Verständnisses des Falls gestellt.

Aufklärung des Sachverhalts: Besteht ein hinreichender Anfangsverdacht auf relevante Rechts- oder Regelverstöße, erfolgt eine gemeinsame Abstimmung der einzuleitenden Untersuchungs- und Aufklärungsmaßnahmen mit einem Mitglied der Geschäftsleitung. Besteht die Notwendigkeit einer anwaltlichen Bewertung, wird ein unabhängiger Rechtsanwalt zur Begleitung des Vorgangs eingeschaltet. Gegebenenfalls werden weitere, zur Klärung des Sachverhalts benötigte Informationen vom Hinweisgebenden angefordert. Wenn dies zwingend erforderlich ist, kann der Sachverhalt mit vertrauenswürdigen Ansprechpartnern aus betroffenen Fachbereichen erörtert werden. Im Einvernehmen mit dem Hinweisgebenden können weitere Betroffene/Zeugen unter Wahrung der Identität und Berücksichtigung der persönlichen und rechtlichen Belange aller Beteiligten befragt werden.

Abschluss des Sachverhalts und Maßnahmenumsetzung: Stellt sich ein Hinweis im Zuge der Aufklärung als begründet heraus, werden erforderliche Präventions- und Abhilfemaßnahmen ergriffen und das Verfahren als solches beendet. Das Verfahren wird darüber hinaus eingestellt, wenn auch nach verhältnismäßiger Prüfung des Sachverhalts kein hinreichend begründeter Verdacht auf Rechtsverstöße besteht oder eine weitere Bearbeitung rechtlich nicht zulässig wäre. Der Hinweisgebende erhält innerhalb von drei Monaten nach Versand der Eingangsbestätigung – und stets im Rahmen des rechtlich Möglichen – eine Rückmeldung über den Fortgang des Verfahrens sowie etwaige Folgemaßnahmen. Auch bei Einstellung des Verfahrens in unbegründeten Fällen wird der Hinweisgebende, sofern möglich, informiert.

An dieser Stelle sei nochmals darauf verwiesen, dass die Sachverhaltsaufklärung auch bei anonymer Meldung erfolgt und selbstverständlich jeder Hinweis ernst genommen wird. Rückmeldungen zu einem Fall können jedoch nur gegeben und gezielte Rückfragen gestellt werden, wenn mindestens eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer des Hinweisgebenden an die interne Meldestelle übermittelt wird.

Grundsätzlich wird die Dokumentation von Sachverhalten drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Darüber hinaus kann die Dokumentation länger aufbewahrt werden, wenn dies im Einzelfall aufgrund von relevanten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen geboten ist oder unsererseits ein berechtigtes Interesse an einer längeren Dokumentation der Daten besteht.

Der Hinweisgebende muss keine Konsequenzen befürchten, sofern das Hinweisgeberverfahren nicht wissentlich missbraucht wurde und Meldungen nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig falsch abgegeben wurden.

Fairness ist ein wesentlicher Grundsatz des Hinweisgeberverfahrens, auch gegenüber Beschuldigten. Es gilt die Unschuldsvermutung, bis ein Verstoß tatsächlich nachgewiesen wurde. Das Verfahren wird stets ergebnisoffen und objektiv unter Berücksichtigung der persönlichen und rechtlichen Belange aller Beteiligten geprüft. Be- und entlastende Faktoren werden dabei gleichermaßen in die Bewertung der Fälle einbezogen. 

Neben der internen Meldestelle besteht für Hinweisgebende die Möglichkeit, Hinweise bei den zuständigen Organen und Einrichtungen des Bundes, der Länder und der europäischen Union abzugeben. In Abhängigkeit vom inhaltlichen Schwerpunkt der Meldung kommen dabei vornehmlich die zentrale externe Meldestelle des Bundesamts für Justiz (BfJ) und das Hinweisgebersystem des Bundeskartellamts (BKartA) in Betracht.